Цифровизация организационно-штатных изменений:

Необходимость информатизации госорганов обсуждается с начала 2000-х годов, а в последние годы переход к цифровому госуправлению стал одним из приоритетов. Работу в этом направлении ведет большинство ведомств, внедряя в различные процессы новые технологии и информационные системы. Активный курс на цифровизацию взят и Счетной палатой — такая цель отражена в стратегии развития организации до 2024 года, принятой в 2018 году. 

В этой стратегии заложено еще одно важное направление. Счетная палата находится в процессе трансформации — от контрольно-надзорного органа к органу, работающему в области стратегического аудита. Этот переход сопровождается изменениями во всех элементах организационной структуры — процессах, данных, персонале. В таких условиях особенно актуальной стала цифровизация организационно-штатных изменений, которая повысит скорость и качество управления этими процессами.

В качестве инструмента цифровизации была выбрана система OrgManager, а базой пилотного внедрения стал HR-департамент Счетной палаты. О задачах, реализации и итогах проекта — наш кейс.

Задачи на входе: создание новых возможностей для управления ОШИ

1. Эра отражения оргструктуры в Excel закончилась.

Новая визуализация в OrgManager — это юзабилити-прорыв в кадровых системах учета. Наглядное представление данных упрощает принятие обоснованных решений.

2. Современные скорости изменений. 

Вместо долгого и трудоемкого процесса реорганизации — быстрое планирование и согласование изменений в OrgManager. 

3. Общая картина изменений на одном экране.

OrgManager позволяет попрощаться с бесконечностью строк в Excel. Единообразные и наглядные органиграммы упрощают восприятие как общего плана изменений, так и важных деталей. 

4. Цифровизация оргизменений.

OrgManager — это инструмент изменений, который оказывает влияние на все аспекты компании: структуру, функции, прозрачность, культуру и ценности. Его использование открывает неограниченные возможности моделирования, дает гибкость и вариативность вне зависимости от пожеланий бизнеса.

Требования к решению и функционалу

Являясь государственным органом, Счетная палата предъявляет ряд условий к используемым ИТ-решениям. Программа должна быть русскоязычной, иметь службу поддержки, обеспечивать конфиденциальность данных. Первое условие запрещает установку иностранных сервисов, последнее — использование облачных решений. По совокупности требований OrgManager оказался оптимальным решением на рынке.

Альтернативой могла бы стать кастомная разработка ПО, но этот вариант не подходил по бюджету и срокам. 

Приняв решение об использовании сервиса, заказчик сформулировал требования по необходимому функционалу:

• Визуализация оргструктуры и информации о должностях.
• Удобная навигация: возможность быстро перейти в нужную структуру, просмотреть ее наполнение. 
• Моделирование изменений: инструмент, который позволит моделировать проект ОШИ и быстро вносить в него изменения.

 

Реализация проекта: цифровизация управления ОШИ за 2 месяца

Со стороны Счетной палаты проект курировал HR-директор организации, также в работе участвовал аналитик HR-департамента. На стороне разработки процесс вел проджект-менеджер, организуя взаимодействие с технической командой.

На подготовительном этапе эксперты заказчика выдали большой объем вводной информации, описывающей структуру первичных справочников и атрибутов, и ответили на уточняющие вопросы разработчиков. 

Через 2 недели после получения данных была настроена первая версия системы, с которой уже было можно работать.

Далее в течение 1,5 месяцев шла двусторонняя работа над настройкой решения под специфику задач организации. Этот процесс был построен в режиме аджайла: разработчики выдали версию — заказчик тестирует ее в работе, сообщает о найденных ошибках или некорректных элементах — на основе полученной обратной связи вносятся правки и доработки.

В целом можно разделить реализацию проекта на три больших блока:

1. Загрузка исходных данных, которые должна визуализировать программа, внесение необходимой структуры справочников и атрибутов данных. 

Так как Счетная палата относится к органам госслужбы, в ней действует специфическая структура должностей со своими атрибутами: стаж на госслужбе, надбавки за стаж, доступ к сведениям, составляющим гостайну, понятие чинов, которые соответствуют определенным должностям, и т.д. Было важно запрограммировать настройки таким образом, чтобы эта информация отображалась на органиграмме и в проекте заявок. 

К примеру, при переводе сотрудника из одного отдела в другой нужно увидеть, как изменится оплата его труда с учетом, что одна часть надбавки привязана к должности, а другая — к его личному стажу. 
Все эти данные занесли в систему так, чтобы моделируемые изменения учитывали и корректно отображали все показатели.

2. Настройка визуализации органиграммы.

Проработали возможности и форматы визуализации: как правильно сгруппировать подразделения, какая информация, где и в каком виде будет отображаться, какие опции можно выбрать. Например, система позволяет показать органиграмму с фамилиями и без, в развернутом и свернутом виде, с указанием нормы управляемости или совокупного ФОТ и без и т.д. 

3. Настройка модуля работы с заявками и проектами изменений оргструктуры. 

На этом этапе велась работа над главной задачей решения — обеспечить возможность создавать проекты структуры с изменениями. Как это должно выглядеть на практике? Специалист может завести заявку и на живой оргструктуре в онлайн-режиме тестировать разные варианты изменений: ввести новую должность или удалить существующую, перевести сотрудника или изменить условия в его профиле, “поиграть” надбавками, добавить или удалить отдел, убрать или слить подразделения. Каждый опробованный проект выводится в отчетной форме для наглядной оценки. 

Отработка всех вариантов изменений сделала этот блок самым сложным и длительным, но в итоге необходимые результаты были достигнуты.

Изменения

 

 

Результаты

Главный результат: специалист может в несколько кликов подготовить проект изменений и вывести его на печать как приложение к служебной записке, не тратя время на ручные расчеты и долгие описания.