Как купить систему автоматизации, которая нужна вашему бизнесу, и не разориться?

Представим такую историю — по нашему опыту взаимодействия с бизнесом, нередкую. У компании есть боль и задача найти для нее решение: автоматизировать определенные процессы, чтобы сделать управление более системным и эффективным. ПО выбрано. Дальше в процессе обсуждения проекта аппетит, что называется, растет, появляется желание использовать максимум возможностей, купить больше функций— и, в конечном итоге, план так разрастается, что оказывается неподъемным. Сроки разработки растягиваются на полтора, два, три года, расходы вырастают до сумасшедших величин. Проект начинает казаться бесперспективным и тихо глохнет.

Замкнутый круг. Как в него не попасть?

Чтобы установить решение, которое нужно бизнесу, и удержаться в разумных рамках расходов, — нужно соблюдать простой алгоритм покупки и внедрения ПО.

Пять правил выбора ПО

1. Начинаем с себя

На старте проведите аналитику того, что уже есть в компании и выполняет свои функции. Цель — не плодить лишнего, не покупать то, что дублирует функциональность, не отказываться от систем, которые уже работают эффективно и быстро. Не нужно заменять их на что-то более симпатичное только потому, что такие же функции есть в новой разработке, — это лишние затраты, которые не имеют смысла.

2. Держим фокус

Покупать нужно только то, что реально болит в бизнесе. Автоматизируйте блоки задач, которые тянут время, работают неэффективно, не дают принимать решения, тормозят развитие. На то, что не критично, — не тратьте ресурсы, их наверняка есть куда направить с большей отдачей.

3. Не привлекаем смежников

Частая ошибка — привлечение смежников, при котором теряется тот самый фокус решения конкретной боли. Смежники говорят о своих проблемах, вы уходите вглубь и забываете, зачем изначально собирались купить систему.

4. Готовим грамотное обоснование

Еще один проблемный момент, который нужно пройти: правильно обосновать для членов правления, руководителей финансовый эффект от внедрения. «О, классная система, много чего умеет, давайте купим», — не обоснование. У всех современных систем есть расчетные файлы показателей эффективности, которых они могут достичь. Например, для OrgManager разработана методика расчета эффективности, утвержденная Министерством труда и Агентством инноваций Москвы. На ее основе можно выполнить прозрачный расчет, который покажет экономический эффект от внедрения в конкретных цифрах.

Не нужно тыкать пальцем в небо или выбирать брендового поставщика, которого берут другие. Оцените на вашей боли, сколько экономии временных, человеческих и финансовых ресурсов вы получите, посчитайте value — и на основании цифр принимайте решение. Внедрение — не всегда затраты, оно может (и должно) давать прибыльность и эффективность бизнесу. Именно в этом случае стоит запускать проект.

5. Выбираем современное решение

Не стоит даже рассматривать старые системы, которые нельзя модернизировать и совместить с текущими. Выбирайте современные, легкие и гибкие решения — так вы сэкономите на покупке ненужных модулей, интегрируете их с другими продуктами, получите красивый пользовательский интерфейс и максимальную эффективность.

Если соблюсти эти нехитрые правила, то внедрение пройдет легко и просто, а главное — не станет процессом ради процесса. В результате вы не только не потратите лишнего, а выиграете и заработаете.

Внедряем с нуля или перезапускаем процесс? Как действовать

Глобально есть две ситуации, в которых компании начинают внедрение автоматизированной системы: если процесс уже был запущен, но забуксовал (выбрали неудачное решение, не нашли контакт с разработчиком, ПО ушло с рынка и т.д.) и если все начинается с чистого листа. Как получить максимум эффекта в каждом случае?

Перезапуск без потерь

Чтобы реанимировать заглохший процесс автоматизации, есть два очень простых решения.

Во-первых: если вы можете сохранить и эксплуатировать то, что уже сделали, — оставляйте и используйте внедренные функции.

Во-вторых: если изменилась стратегия компании и система перестала удовлетворять запросу — найдите дополнительный продукт, который закроет недостающие задачи.

Главная ошибка — исходить из того, что лучше снести все, что уже поставлено, и купить новое. Это всегда дороже! Используйте тот объем, который уже есть, и дополните его решением для новых задач.

Многим кажется, что совмещать две системы неудобно и проще поставить новую, которая закроет все задачи. Но это решительно не так. Выбирайте дополнительное решение с сильными интеграционными возможностями и удобным интерфейсом, которое будет подтягивать данные из имеющейся системы. В перспективе трех лет вы получите более быстрое ROE проекта и эффективность на 30% выше по сравнению с переустановкой всего. Какой смысл терять 30% временных затрат, возможностей и денег, если можно решить те же задачи быстрее, легче и оптимальнее?

С нуля: с чего начать и как двигаться?

В новой реальности рынок ПО сильно уменьшился. Хорошая новость в том, что и сегодня есть достаточно российских разработчиков и разработок, которые могут закрыть потребности бизнеса. Задача сводится к тому, чтобы найти нужное вам.

Практичный подход состоит в том, чтобы четко озвучить компаниям, из которых вы выбираете, свои приоритетные потребности, сложности и подводные камни. Чем точнее будут вводные — тем лучше подойдет вам решение и тем быстрее вы получите работающий результат.

Часто компании на первых этапах переговоров не до конца доверяют разработчикам, боятся показывать данные, моделировать и пробовать решение. Но это в ваших же интересах. Возьмите часть системы, проведите тест-драйв на реальных данных — так вы поймете, насколько она вам подходит. Или не подходит, что не менее важно вовремя понять.

Такой подход имеет и обратный полезный эффект. На тестовый период согласны те подрядчики, которые уверены в своем решении, технической базе, эксплуатации, соответствии нормам. Не будет лишним убедиться в том, что вы общаетесь с сильным и грамотным разработчиком.

Еще один важный вопрос — если вы впервые подступаетесь к автоматизации, то как определить, какой вам нужен функционал, и составить ТЗ для подрядчика?

Наш настоятельный совет — обязательно провести аудит своих бизнес-процессов. Когда вы поймете, что в них нужно изменить, — это подскажет, что нужно положить в новую систему автоматизации. Причем не только с точки зрения задач дня сегодняшнего: можно посмотреть, куда компания хочет прийти, и заложить возможности системы на проактивное будущее.

Многие разработчики предоставляют методолога, который поможет пройти по процессам компании, укажет больные точки, предложит гипотезы, что именно нужно автоматизировать, и составит ТЗ. Такой аудит не занимает много времени, но очень интересен и показателен для владельцев бизнеса. Стоит заложить в проект этот этап — и вы получите суперкачественный продукт, который удовлетворяет вашим ожиданиям. Мы в ForPeople предлагаем лучших методологов на рынке, которые буквально проведут компанию за руку и подведут к итогу в форме ТЗ. Останется разложить ТЗ на задачи и согласовать с заказчиком. Это самый быстрый и простой способ запустить внедрение и получить ожидаемый результат.

Мифы внедрения. Внедрять поэтапно — это рациональность или тупик?

Говоря об этапах проекта, принципиально важно понимать: внедрение — это всегда конечный процесс. На финише вы должны получить готовый продукт, и финишная лента не должна теряться где-то в трехгодичной дали. Результат нужен здесь и сейчас — в том объеме задач, который поставлен на данном этапе.

Таким образом, внедряйте поэтапно, но воспринимайте каждый этап как конечный продукт. Именно внедрение по частям — новый тренд рынка. Вливаться сразу большими объемами готовы не все (и очень немногие), большинство компаний заинтересованы в решениях с видимым эффектом в обозримые сроки. Каждый этап нужно протестировать с конечным пользователем, чтобы он вдохновился, дал обратную связь и понял, что автоматизация действительно не так сложна, если разделить ее на этапы.

Кстати, лакмусовый эффект есть и здесь. Если разработчик не готов продать и быстро установить часть системы — значит, она не настолько гибкая и легкая, чтобы вообще ее инсталлировать. Наш общий совет, актуальный для всех, — выбирать системы, которые можно покупать и развертывать помодульно. Это заранее снимет многие проблемы и, в конечном итоге, сделает проект рациональным, посильным и эффективным.

Итак, финальный вывод? Вперед к инновациям! Таким, которые облегчат жизнь, а не усложнят ее.